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残業が多い人事部を脱却するために労働時間ポリシーを定めた話

もっとも残業が多い部署、人事部…

こんにちは、人事のなべはる(id:nabeharuj)です。好きなポケモン実況者はライバロリさんです。
さてさて先日、会社の残業時間などリアルな数値を公開した note を書きました。

この記事を書くにあたって、部門別の平均残業時間を出したのですが、そこで衝撃の事実が…!

【フィードフォースの残業時間】
全体平均 15h
人事部平均 29h

そう、人事が社内でいちばん残業している部署であることが判明してしまったのです(A´・ω・)ャハ゛ィ!

これはまずい!と思いつつも、具体的で即効性のある施策はすぐには思いつきません。
そこで、残業時間抑制の第一歩として、まずはチームの労働時間ポリシーを作成したので紹介します。

できなかった私たちを認めるための労働時間ポリシー

実際に作成したポリシーが下記のとおりです。

【人事チームの労働時間ポリシー】
・前提として、目標の達成は超大事。目標達成のためにどうすればいいかを第一に考えましょう
・ただ、目標達成を「個人が無理してがんばる」ことに依存してしまうと長続きしませんし、長期的には誰のためにもなりません
個人が無理してがんばってしまうと、チームとして本来やるべき「業務の効率化」「適切な業務量の設計」「何かをやらないという選択」がされなくなり、チームとして成長しなくなってしまいます
・もちろん、メンバーの健康やプライベートの時間が短くなるという点でもよくありません。健康が何より大事です
・目安として、1日の残業時間は多くても1.5時間以内にしましょう。この時間を超えることを「個人が無理してがんばる」と定義します
・上記の時間内でできない場合はチームで助け合いましょう。助け合ってもできない場合は何かをやらない選択をします
・時間内に終わらなかったら、チームとして「できなかった私たち」を認め、カイゼンしましょう。個人が無理してがんばってしまうと、「できなかった私たち」に気付かずカイゼンされません
・会社の都合で、短期的に上記以上の残業をお願いして「無理してがんばってもらう」ことはあるかもしれません。そのときは明示的に依頼します

以上が人事部の労働ポリシーです。
ほんとうは目指せ残業ゼロと言いたいところですが、一足とびにそうはならないのでまずは現実的な指針をつくったつもりです。

責任感と意欲があるからこそ長時間労働になってしまっている

残業が多くなってしまう要因として、人事関連業務は施策が多様化/分散化していて、やれること/やったほうがいいことはそれこそ無限にあることがあげられます。
それに加えて、ウチのチームメンバーはみんなまじめで働きものなので、放っておくとついつい長時間労働になってしまうという状況でした。
仕事熱心でチームの目標達成のために残業をいとわず働いてくれているわけですからメンバーに恵まれていると言えますが、前述のとおり長時間労働が続くようでは成果は長続きしません。
この労働時間ポリシーのポイントは、個人が無理して働くことは健康を害するだけでなく、長期的にはチームのためにもならない、と明言したことです。
そうしないと、「わたしが無理することでチームのためになるならば」という発想が生まれてしまうので。

ノー残業デーを定めなかった理由

残業削減の施策でよく聞くのが残業ゼロの日を定める「ノー残業デー」ですね。
ノー残業デーを定めなかった理由はいくつかあります。

【ノー残業デーを定めない理由】
・ノー残業デーを定めたからといって業務が減るわけではないので他の日にしわよせがくる
・人事の仕事の性質上、自分でスケジュールをコントロールするのが困難。ノー残業デーに面接を組めないとなると面接日程調整がたいへん
・「周りの目を気にして定時で帰りにくい」雰囲気はないと断言できる(ノー残業デー導入で効果があるケースはこのパターン)
・残業できない日があることで業務の集中力が高まるという一定の効果はあるかもしれないけれど、それは他者に強制されるのではなくて自分で定めてやってほしい

誰だって好きで残業しているわけではないはずですから、「残業なくせ」と言うだけで残業がなくなるはずもありません。

ですので今回のようにまずはポリシーを定め、「残業が多くなってしまったできなかった私たち」を認めることから始めました。
次のステップとして、業務効率化するか、何かやらないことを決める選択をします。

自動化効率化を進めて、豊かに働く人事部に

というわけで、社内で一番残業が多いという不名誉な称号を得てしまった人事部の改善の第一歩である労働時間ポリシーを紹介しました。
ポリシーを定めただけですぐに残業が減るわけではありませんが、まずはここからスタートです。
ちなみに、ここ1年強の人事部のガチの残業時間推移は下記のとおり。増えたり減ったりで安定しませんが、長い目でみればカイゼン傾向にありますね(๑•̀ㅂ•́)و

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以上、読んでいただきありがとうございます!
ポリシーだけではなく、業務の効率化や自動化・仕組み化も進めているので、それらの取り組みも機会があればご紹介します。
下記は、社員から人事への問い合わせをSlackワークフローで仕組み化した話です。よかったらお読みください。

▼毎月の残業時間をTwitterで公開しています。


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