Slackワークフローで_人事への問い合わせを仕組み化してみた

人事への問い合わせをSlackワークフローで仕組み化してみた

こんにちは、人事部のなべはる(id:nabeharuj)です。
Slack が新機能「ワークフロー」を出しましたね。これはかなり便利な予感…。さっそくこの機能を使って、社員から人事宛ての問い合わせを仕組み化してみました!

社員数も増えてきて、人事宛ての問い合わせ対応が煩雑に…

おそらく、どの会社でも必ず発生する「勤怠の修正方法が分からない」「有給申請出したけど、取り消してほしい」などの人事への問い合わせ。
これまで、そういった問い合わせの方法は定まっていませんでした。
その結果、下記のような問題が…。

【問い合わせ方法が不明瞭なことによる問題点】
・どこで誰に質問していいか分からない
・Slack で質問されると他の発言に埋もれて気づかないことがある
・口頭やDMで質問されると、質問された人への属人性が高くなる

上記のような問題点がありながら明確な解決策が思いつかずにいたところ、Slackワークフローを知って、「これで解決できるのでは…!」と思いつき、実際に作ってみたのでご紹介します。
なお、この記事ではSlackワークフローの設定方法については言及していません。設定方法については、SELECKさんの記事が分かりやすかったのでそちらをどうぞ。

Slackワークフローで人事への問い合わせを仕組み化してみた

早速問い合わせ用のワークフローを作ってみました。
実際の問い合わせ方法は下記のとおりです。

Slack の human-resource チャンネルで右上の雷アイコンをクリックして、「勤怠の質問や修正依頼はコチラ」をクリック

画像1

下記のようなフォームが開くので、問い合わせ内容を入力します。

画像2

プライベートな内容がからむこともあると思うので、回答をDMで受け取ることもできるようにしています。
上記フォームを送信すると、限られた人事メンバーのみが入っている労務のシークレットチャンネルに下記のように通知されます。

画像5

労務メンバーはこれを見て、誰が対応するかを決めます。
これで、どのチャンネルで依頼されたっけ?なんてメッセージを探してた昨日までのわたしとはサヨナラです。
スレッドで対応者が反応すれば、どの問い合わせに誰が対応してるかも一目で分かって良いですね。

ちなみにフォーム回答後、質問者には下記のメッセージがDMで届きます。

画像4

勤怠関連記事のリンクをここに貼ることで、問い合わせ自体を少なくしようというもくろみ。

以上が、人事への問い合わせワークフローです。
このワークフローにすることで、下記の効果を見込んでいます。

【人事への問い合わせをSlackワークフローにするメリット】
・質問者にとって、問い合わせ方法が明確になる
・質問が埋もれない
・誰が対応するかを明確にできる
・属人性をある程度排除できる

今回は問い合わせを仕組み化してみましたが、他にも朝会に使ったり購買フローに使ったりと、工夫しだいでいろいろできそうですね。
皆さんも試してみてはいかがでしょうか?

※問い合わせフォームやSlack通知のアイコンに、勤怠管理システムとして利用している「ジョブカン」のアイコンを使わせていただいています。

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