新型コロナウイルスに関係する内容の可能性がある記事です。
新型コロナウイルス感染症については、必ず1次情報として 厚生労働省 首相官邸 のウェブサイトなど公的機関で発表されている発生状況やQ&A、相談窓口の情報もご確認ください。※非常時のため、すべての関連記事に本注意書きを一時的に出しています。
見出し画像

リモートワーク(在宅勤務)における対応策まとめ

フィードフォースでは新型コロナウイルス(COVID-19)対策として、原則リモートワーク(在宅勤務)を実施しています。(2020年4月14日現在)

コアタイム時間の短縮や電話対応の一時休止など社外の関係各社様にもご理解・ご協力をいただく中で、在宅勤務による社員のパフォーマンスの低下が起こらないよう様々な対策を講じています。
今回は社員の試行錯誤やマネージャーのヒアリングから生まれたフィードフォースなりのリモートワークの対応策をご紹介します。

リモートワークの情報端末持ち出し申請

<概要>
出社方針が原則リモートワークに変更になった事に伴い、原則リモートワークが解除されるまでは原則持ち出し可とすることになりました。

平時は情報端末(PC等)の持ち出しには、持ち出し申請が必要ですが、原則リモートワークを会社として決定したのが、急だったこともあり、申請をしていないスタッフもいました。
そこで原則リモートワークの期間中は、所定のセキュリティ設定が完了していれば原則持ち出し可能に変更となりました。
また設定完了しておらず、かつ情報セキュリティチームが事情を把握していない場合でも、情報セキュリティチームが対象者に個別にアプローチをすることで緊急対応しました。

IP電話のアカウント発行

<概要>
原則リモートワークになったことを受けて、IP電話のアカウントを発行することになりました。

リモートワークを広げたことにより、課題になったのが「電話対応」でした。特に社外のお客様と電話でやりとりをすることが多い広告運用コンサルタントやインサイドセールスの担当者などは「リモートワークをしたくても仕事にならなくなってしまう」という声が上がっていました。
外部から電話ができる環境が必要になったこの機会に、IP電話のユーザー設定方法と操作方法が即日共有されました。

在宅勤務における備品購入支援の開始

<概要>
在宅勤務によりパフォーマンスの低下が起こらないように、それぞれが業務に必要と考えられる備品について、1人当たり3万円までの備品購入を支援します。

この備品購入制度の対象者は、全従業員(新入社員・アルバイト含む)です。
急にフルリモートワークをするようになったため、自宅が働く環境に適していないという従業員が少なくありませんでした。
細かい数字やコードをみる仕事を日々みている従業員にとってモニターがないことは辛いですし、一人暮らしでまともな椅子やデスクがないということもよく声に上がっていました。

そこで購入する在宅用備品も会社所有物として、個人への貸与物扱いにすることを条件に備品購入支援が始まりました。

以下は備品購入支援の詳細です。

購入支援対象備品
- それぞれが業務遂行上必要と考える備品
- デスク・チェア
- モニタ
- キーボード・マウス・PCスタンド・マイク・ヘッドホン 等

購入支援の対象外
- 業務遂行には直接関係のない備品(ベッド・キッチン用品など)
- インターネットサービス・ソフトウェア・通信契約
- PC・スマホ・タブレット・USBメモリ等記憶装置が備わっているもの(情報セキュリティ面で別途厳格な管理が必要なため)

対象期間
- 遅くとも5月の経費申請時までに購入してください
- 遡って2020年1月以降の購入を対象としますので、既に購入済みであっても領収書を添付して申請をお願いします。領収書を紛失している場合は個別に相談してください

申請方法
- 4月又は5月の経費申請時に、経費申請システムより`在宅勤務備品` を選択して領収書添付して申請してください
- 領収書の合計金額が3万円を超える場合は、3万円までで申請をお願いします
- 事前申請は不要

リモート勤務手当

<概要>
リモート勤務によって社員の負担が増えることから、5月25日支払い分の給与から、リモート勤務をする社員へ全員一律で5000円支給します。手当の使用用途は問いません。事前の申請不要です。

自宅に通信環境が整っていない方はこの手当を利用して整えてほしいという制度です。また、現在通信環境が整っている・整っていないの差で手当に不公平感が出ないよう、全員に一律支給としています。前述の備品購入支援とは独立した制度です。
なお、リモート勤務手当の支払いに伴い、5月支払い分から通勤交通費の支給が停止することになりました。

<リモート勤務における自宅の通信環境整備の考え方>
会社で支給しているモバイルWi-Fiは常時接続を想定したスペックになっておらず、また発注から到着まで1か月以上かかるので、通信環境未整備の方への解決策として適していません。
またWi-Fi設置は自宅の設備・環境その他に依存するので、通信環境自体を会社が契約して用意することは現実的でなく、個々人で整備する必要があります。
そこでリモート勤務手当を利用して、それらの環境整備に充ててほしいと考えられた制度です。
月5,000円ではWi-Fi設置代その他として不足する可能性があるものの、通信環境は会社のものではなく社員個人のもので私的利用できるものなので、完全負担は難しいとして社員への説明を行いました。

<4月現在で通信環境が整ってない方・通信容量オーバーになっている方へ>
4月現在で、通信環境が整備できていない・通信容量オーバーしてしまっている場合、容量追加・スマホのテザリングなどの対応を行ってもらい、最大5000円までを会社負担としました。
例えばスマホの通信容量プランを上げてテザリングした場合、元プランと新プランの差額分を最大5000円分負担するといった具合です。

この差額分の申請は4月分の1か月だけの補助です。経費申請システムより’通信費’として申請を行います。
5月以降は上述のリモート勤務手当が支給となります。

他にもこんな取り組みが!
テレカンで使える FF 公式バーチャル背景が爆誕

リモートワークの場合、社外の方とのミーティングもオンラインに切り替わることがあります。そんなとき自宅の環境によっては「部屋映せないよ!」と焦る方もいるのではないでしょうか?という弊社デザイナーのはからいで、リモート会議用の背景が生まれました。

画像2

社外と言わず、社内ミーティングでも活用するほど「あると便利」ですよ。

いかがでしたか?フィードフォースでも原則リモートワークになってから日が浅く、今までになかった課題を日々試行錯誤しながら解決している状態です。

今回の記事が同じように急なリモートワークへの対応で様々な取り組みをされている方の参考になれば幸いです。
この状況が長期化しないことを祈るばかりですが、会社側は従業員がパフォーマンスを発揮できる環境をできる限り準備し、それに従業員がパフォーマンスで応えるというかたちは継続していきたいですね。


この記事が参加している募集

リモートオフィス

私たちはもっとスキです!
24
「働く」を豊かにする。 を配信するフィードフォースの公式メディア。 B2B領域でイノベーションを起こし続ける企業の今をお届けします。 当社のアレコレがわかる記事を編集部がセレクトしてご紹介します!

この記事が入っているマガジン

フィードフォースな日々
フィードフォースな日々
  • 61本

フィードフォースってどんな会社なの?中の人から見える日々の様子をお伝えするマガジン。組織や評価制度などのカタい話題から、非公式の部活やイベントなどユルいものまで幅広くお届けします。

コメントを投稿するには、 ログイン または 会員登録 をする必要があります。