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受け手の気持ちを考えたSlackの使い方

この記事は、執行役員 岡田が社内向けドキュメントとして書いたものをnote用にリライトしたものです
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テキストチャットのコミュニケーションが苦手、コストが高いと感じている人の参考になればさいわいです。

フィードフォースではSlackがメインのコミュニケーションチャネルです(Slack以外のツールを利用されている方は、以降Slack → テキストチャットと脳内変換してください)。
入社時にSlackの基本的な操作方法は教わるものの、実際の使い方はチームの文化が反映されます。他のチームがどんな風に使っているか知る機会がない人もいると思い、わたしが意識しているSlackの使い方をまとめました。

顔が見えないからこそ、気持ちにズレを生じさせない

Slack上でのやりとりは顔が見えない相手とのコミュニケーションになるため、自分が思っていたようなニュアンスで伝わらないケースが多々あります。ひとたび気持ちのズレが生じるとコミュニケーションコストが一気に高まるだけではなく、そのやりとりを見ている人たちも疲弊してしまい良いことが一つもありません。

フィードフォースのバリューにもある「チーム、ファースト」を実現するためにも、受け手の気持ちを考えたSlack活用方法を下記に記します。
オンラインでのコミュニケーションは慣れがありますので、自分は向いていないと諦めずに少しずつ慣れていけると良いですね。

メンションを遠慮しない

慣れないうちは「こんな内容でメンションしていいのだろうか」「忙しそうだからメンションしたら迷惑ではないか」など邪念がよぎることもあるかもしれません。
フィードフォースではメンション推奨なので気にせずメンションしていきましょう。むしろ受け手としては忙しいときほどメンションしてくれたほうが情報を拾いやすくなるので、遠慮は不要です。

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リアルの環境と違いSlack上では受け手が好きなタイミングで自分宛の発言を確認できる点で優れています。

一方で、メンションがない発言は誰に向けての発言か判断しにくく、ただの独り言になってしまいます。誰かが拾ってくれるはず的な期待はせずに誰からもリアクションがないことを受け入れる心の準備をしておきましょう。

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誰からもリアクションがなかった事例😭

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例外として他チームのチャンネルに用事があり、誰にメンションしていいかわからない場合もあります。そんな発言に気づいたときはスレッド内で代わりに該当しそうな人にメンションしてあげたり、素早くフォローできると好感度が上がるのでオススメです。

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堅苦しい前置きや締めの言葉を使わない

Slackは手軽にコミュニケーションがとれることが最大のメリットです。なので、お客様へメールを送るときのような枕詞や締めのフレーズは不要です。結論や本題から入っていきましょう。

【これらの枕詞は不要】
・お忙しいところ恐れ入ります。
・お休みのところ失礼します。
・お手すきの際にご確認いただけますと幸いです。
・ご迷惑をおかけしますがどうぞよろしくお願い致します。

普段接する機会がない人へのメンションであれば、下記なんかはアリかと思うんですが、別になくても全然いいと思います。余談ですが「お疲れさまです」という日本語は本当に謎ですよね。

【あってもいいけどなくてもいい】
・お疲れさまです!
・ご無沙汰です!

私のアカウント名は「@kazahaya_okada」ですが、「@kazahaya_okada さん」みたいなさん付けや役職名なども不要ですね。誰かがやってしまうとそうしたほうがいいのかなと思う人が出てくるので早めに断ち切るのがオススメです。

感情やニュアンスを伝える

例えば下記の3つ、メンションがきた際にどのパターンが発言の感情を読み取りやすいですか?

【どれが感情を読み取りやすい?】
1.@**** ありがとうございます
2.@**** ありがとうございます!
3.@**** ありがとうございます🙏

3ですよね!1は、真顔(無愛想)で冷たく言われている感じがするかもしれません。そんなこと思わないという方もいると思いますが、肝心なのは自分がどう思うかではなく受け取る相手がどう思うかです。
チームメンバーの意見も聞きながら円滑なコミュニケーションスタイルを確立できるといいですね。無骨な感じに惹かれるメンバーが揃ってるなら1もアリだと思います(なので1はダメということではありません)。

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絵文字で終わらせることで柔らかさがでますね。

略称を使わない

略称は便利であると共に誤解を生む要因にもなります。受け手が文脈から読み取ってくれるだろうと期待せずに最初から正式名称で書いたほうが親切です。

特に社内用語には新人や転職組が「?」となる略語は多いので、正式名称で書いてあげたほうが良いでしょう。

確認依頼などには一次返信的なリアクションを

Slackでは絵文字でリアクションをつけることができます。
リアクションの良いところとは発言のハードルを下げる効果があることです。特にポジションが上の人が気軽にリアクションしておくと、発言者は自分を見てくれてるんだという気持ちになり、メンバーの発言ハードルが下がるのでオススメです。

自分宛の確認依頼などのメンションには「見ます!」や 👀 などのリアクションをつけておくと、 メンションに気づいていることが相手に伝わります。特にマネージャーは多忙に見えるようで、確認依頼をする側が気を使いがちなので、メンションに気づいていることをリアクションで知らせてあげるだけでも安心します。

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長時間反応がないと、メンションしても意味がないと捉えられてメンションしなくなってしまうケースもあるので、特にマネージャーポジションの人ほど気をつけたほうが良いですね。

そうはいっても、人間なのでメンションされたことを確認し忘れることもありえます。返信が遅いと思ったときは遠慮なく再度メンションしましょう。

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めでたいときはリアクションで盛り上げる

「目標を達成した」「商談がうまくいった」「できないことができるようになった」など、どんな小さな成功でもめでたいことが起きたら、積極的にリアクションをつけていきましょう。オンラインでは難易度が高い一体感が生まれる瞬間です。

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定番の誕生日は嬉しくない人もいるので注意が必要です(下記キャプチャのかわいくんは嬉しい派でした)。

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最後に

私は執行役員でプロダクトマネージャーをやっている立場上、Slackで確認依頼を受け取ることが多いです。もし、メンバーが「マネージャーは忙しいだろうからメンションを遠慮しておこう」と毎回気を使っていたらものすごい損失になってしまいます。

「堅苦しい前置きや締めの言葉を使わない」や「感情が読み取りにくい終わり方にしない」みたいなことはボトムアップでの実現は難しいかと思い、明確に表明しました。

世の中が大きく変わっているので、オンラインであってもオフラインに限りなく近いコミュニケーションがとれる組織作りに取り組むことが競争力を高める要因になるはずです。
規則で縛らずに性善説で仕組みが成り立つ組織であり続けるためにも、柔軟に変化を受け入れて適応し続けていきたいですね。

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