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ゼロから始める採用ウェビナー(オンラインセミナー)完全マニュアル

採用セミナーをオンラインで実施したいけれどどうしたらいいか分からない!という方のために、実際にやってみた経験をもとに採用ウェビナーマニュアルを作りました!

政府からのイベント自粛要請!会社説明会がウェビナー化?!

こんにちは、人事のなべはるです。
先日の政府からの発表で、人が多く集まるイベントを自粛するよう要請がありました。
これにともなって、各社で行っている採用セミナーをオンラインでの実施(ウェビナー)に切り替えている企業も多いと思います。

でも、これまでオンラインでのセミナーを実施してこなかったのに急にオンラインで、と言われてもどうすればいいか分からなくて困ってしまいますよね。特に(弊社のように)人事が少人数で採用を実施している企業はなおさらです。

この note では、そんな「採用ウェビナーを実施したいけどどうすればいいか分からない!」という方のために、実際の経験をもとにした採用ウェビナーマニュアルを作成してみました。

なお、今年度実施した採用ウェビナーのざっくり数値は下記のとおりです。

【採用ウェビナー概略】
実施回数:10回(うち8回はオンライン参加者2~3人ずつのお試し実施)
参加人数計:69人
選考希望率:92%

ちなみに、リアルで実施した採用セミナーの選考希望率は86%でした。
オンライン実施では対面でお話できない分、選考希望率が下がらないかな?と不安に思っていましたが、むしろリアル参加者よりも高い選考希望率を実現することができました。

配信ツールには Zoom を採用!

オンラインでのセミナー実施のために、まずは利用するツール選びです。
フィードフォースでは下記のツールを選択しました。

【利用ツール】
Zoom で配信
Sli.do で質疑応答
Googleフォーム でアンケート回収

この中でも特に重要なのが、配信に利用する Zoom ですね。Zoom を選択した理由は下記のとおりです。

【Zoomを選んだ理由】
・月額7,600円(Proプラン+ウェビナーオプション)という比較的安価で、最大100人まで参加可能
・通信が安定している
・チャット機能や参加者の強制ミュート機能など、必要な機能がそろっている
・参加者には事前に発行した URL を送るだけなので簡単(ただし、事前にアプリをインストールしてもらう必要あり)

どのツールを利用するか決まったら、いよいよ実施に向けて準備をしましょう!
下記に、「事前準備」「セミナー当日」「セミナー終了後」の3つに分けて、採用ウェビナーのやり方を記載します。

事前準備~いつもより入念に!~

採用ウェビナー当日までに、まずは下記を準備しておきましょう!
リアル実施とちがって、オンライン実施では何か1つでも欠けると配信自体ができなくなってしまうので準備はいつも以上に念入りに。

◆PC2台
配信に使用するPCと、実況(後述します)に使用するPCとで合わせて2台です。2台のPCそれぞれに Zoom のアプリをインストールしておきましょう。

◆Webカメラ1台
配信に使用するWebカメラを1つ用意しておきましょう。PC内蔵のカメラでもできなくはないですが、より鮮明に映すには外付けのWebカメラがあったほうが良いです。

◆マイク
オンライン配信だと地声はかなり聞き取りにくいです。普段はマイクなしで実施している場合も、オンライン実施の際には必ずマイクを用意しましょう。

◆Zoom でイベント作成
有料プランにした Zoom のアカウントで、実施日時のセミナーイベントを作成します。
イベントを作成すると案内用の URL が生成されるので、それを参加者に案内すれば OK です。

セミナー当日~カメラの向こうの参加者へ気持ちを届けよう~

さあ、いよいよセミナー当日です!

◆スライドと話者が見える位置に配信用PCを設置
配信用のPCを設置して、Webカメラの位置と映り具合を確認しましょう。
映り具合は昼夜や天気など窓からの光量によって大きく変わるので、必ずセミナー実施当日のコンディションでチェックすることをオススメします。
フィードフォースではリアル参加者とオンライン参加者が混在することが多かったので、リアルセミナー実施の様子をWebカメラで映すようにしていました。

◆チャットでのサポートを1人つける
時間になったらいよいよセミナーを開始します。この際、セミナーの話者とは別に Zoom のチャットでサポートできる人を1人つけておくことをオススメします!サポート担当者はホストではないので無料アカウントで OK です。
開始時や休憩のアナウンス・質疑応答やアンケートフォームのリンク送信・音声トラブルの対応などなど、チャットでサポートすることで参加者も安心して視聴に集中することができます。セミナーの内容を補足する note 記事を案内するのも良いですね。

◆質疑応答は Sli.do で受け付ける
質疑応答は Sli.do というサービスを使うと便利です。
Zoom にも質疑応答機能がついているのでそちらを使ってもいいのですが、個人的には Sli.do が使いやすいので愛用しています。
匿名性が高いので本音の質問を集めやすく、「いいね」機能で多くの人に関心度の高い質問から回答できるのが Sli.do の良いトコロですね。
質疑応答中は Sli.do の画面を映して、回答した質問をアーカイブしていくと参加者にとっても分かりやすくなってオススメです。

◆参加アンケートは Googleフォーム で受け付ける
セミナー終了後の参加アンケートは Googleフォーム で受け付けます。
このアンケート回答がセミナーに参加していることの唯一の証になるので非常に重要です。
「せっかく参加したのにアンケートに回答し忘れて選考に進めない」となったら主催者にとっても参加者にとっても不幸なので、アンケート回答のアナウンスはしつこいと思うくらいしたほうがいいと思います。

【参考:こんなときどうする?】
・参加者から音声または映像が届いてないと言われた
⇒ほとんどの場合、参加者のPCの設定が原因です。スムーズにサポートできるよう、Zoom のよくある不具合のページには事前に目を通しておきましょう。
・参加者の反応が分からず、話者の気持ちが乗らない
⇒カメラの向こうの参加者に気持ちが届くようがんばりましょう!カメラ越しだとどうしても気持ちが伝わりづらいので、いつもよりオーバーめに話すくらいがちょうどいいと思います。また、参加者の視聴環境によってはスライドの文字が読みづらいことを考慮して、スライド記載の文字は口頭で読み上げるなどの工夫ができるとなお Good です!

セミナー終了後~オンライン面接は Whereby がオススメ~

セミナーお疲れさまでした!回答してもらったアンケートをもとに、選考の案内を送りましょう。

セミナーだけでなく面接もオンラインで実施したいという場合、オンライン面接で利用するツールは Zoom ではなく Whereby をオススメします。
Zoom とちがって参加者にアプリの事前インストールや登録の必要がなく、URL を案内するだけでどんなデバイスからでも参加できる手軽さが良いです。
フィードフォースではウェビナーだけでなくリアルでのセミナーも実施しているので、どちらの参加者に案内してもスムーズにオンライン面接が実施できる Whereby を愛用しています。
オンライン面接でありがちな、「事前登録を忘れていて面接参加できない」という事態を防げるのでオススメです。

ちなみに、オンライン面接を受ける際のコツも記事にしています。面接官として実施する際もポイントは同じなので、良かったら参考にどうぞ。

注:厳密にいえば Zoom は事前にアカウント登録やアプリインストールをしなくてもブラウザのみで参加することは可能です。ただ、推奨の利用方法ではなくアプリ起動を何度も促されるなどめんどうなので、ここではアプリインストールが必要と記載しています。

皆さんのウェビナーの知見をぜひ教えてください!

以上、実体験をもとにした採用ウェビナーのマニュアルでした。
とはいえ、ウチもウェビナーの実施経験はまだ10回程度しかなく、記事タイトルにつけた「完全マニュアル」には程遠いです。

そこで、この記事を読んでくださった皆さんにお願いです。皆さんの会社のウェビナーの知見・ノウハウがあれば是非教えてください。この記事のコメントでも、Twitter へのリプライでも note での発信でもなんでもかまいません。いただいた意見をもとにこの記事をほんとうの意味で「完全マニュアル」にできればと思います。

採用活動も就職活動も変更を余儀なくされ、企業も就活生も混乱している中、この記事が少しでも皆さんの役に立つことがあればうれしいです。

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