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「働きやすいオフィス環境を作る」オフィス改善プロジェクトの活動報告

フィードフォースのミッション「働く」を豊かにするのためにも「オフィス内の環境」はとても大事な要素です。そこで今回はフィードフォースのオフィス環境を支える有志プロジェクト「おかんチーム」から働きやすいオフィス環境を作るための活動をご紹介します。
「働く環境って大事」「働きやすい環境を作りたいけどどうしたらいいかわからない」という方にぜひ読んでいただきたい記事です!

オフィス改善チーム、通称「おかんチーム」とは?

オフィス環境の大切さはわかっているけれど「備品の管理や補充に専任スタッフを置くほどのリソースがない」「他にも優先すべき業務が多く、オフィス環境の改善はついつい後手に回ってしまう」などオフィス改善に取り組みたいけど手が回っていないと感じている方は成長期のベンチャー企業などでは特に多いのではないでしょうか?

フィードフォースは2015年のオフィス移転にともなって、オフィスに関するあれこれを整備する必要があったのですが、オフィス環境の改善にリソースが使えていない状況でした。そこで有志メンバーを募って「社員が気持ちよく働ける環境を作ることで会社の成長に貢献する」をミッションにオフィス改善チーム(通称 おかんチーム)の活動が始まりました。
オフィス移転の時には会議室のレイアウトなど引っ越しに伴う増床についての取り組みもしていましたが、現在ではオフィスでのお困りごとの改善や手順化、啓蒙活動など、人事総務と連携してやってます。

おかんチームの活動内容は?

ひとことで言ってしまうと「社員がオフィスで気持ちよく働くために何でもやるチーム」です。具体的には備品・掃除用具・給湯室のコーヒーやお茶などの定期的な購入や、植木の水やり、全社大掃除の計画、その他お困りごとを拾い上げて対応しています。

ここから活動の一部をご紹介します。

<おかんの活動ログ① 定例MTGで課題出し・活動内容の整理>
毎週木曜日の16:00-16:30に定例ミーティングを行い、社内Slackの「officeチャンネル」で連絡いただいた内容などについて対応を決めています。

おかんチームは少人数で「できることをやる」という感じなので、場合によっては経営企画にエスカレーションするとか、総務にお願いするとか、大掃除などの全社イベントではみんなに呼びかけて手伝ってもらうなどしています。

ちなみにおかんチームには、経営管理本部長も参加しているので、備品の購入もその場で「OK。申請出しといて」とGOサインをもらえるので、スピーディな対応ができています。

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<おかんの活動ログ② 備品チェック>
備品チェックや、購入した備品が届いているかの確認もおかんチームの仕事です。備品のチェック担当は Slack Bot でランダムに決めてますが、忙しいときは代わりのひとにやってもらったり、ゆるく助け合ってます。

<おかんの活動ログ③ 備品置き場がキレイになった>
少し前のことになりますが、備品置き場を整理整頓しました。
以前の備品置き場は、どこに何が置いてあるのかが分かりづらく、使った備品を戻す場所も良くわからず、紛失してしまうことがありました。

備品置き場のリフォームは、おかんチームのメンバーが備品整理をしているときに不便だと思ったことをチーム内に発信したのがきっかけで備品置き場を整理して、どこに何が置いてあるかわかりやすくしよう!となりました。

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プリンタ用紙の補充や来客用のお茶の用意とか、オフィスの細かいところまで気を配っています。

おかんチームにはどんな人が多い?メンバーの思い

おかんチームのメンバーは、いわゆるしっかり者で優しいひとが多いんじゃないでしょうか。「んもー!」って言いながらも片付けてます。
まず自分自身がオフィスの環境を良くするように意識しています。
会社のみんなに協力をお願いするのももちろんですが、まずは自分自身がちゃんと環境を良くしようという気持ちがないと何事も始まらないと思っています。

社外のひとに見られて恥ずかしい会社にしたくないので、ビルや執務室の清掃業者の方に迷惑をかけないとか、オフィス見学の方に見られても胸を張っていられるオフィスでありたいです。
たとえば清掃業者のひとに「あの会社のゴミの捨て方はひどい」とか「トイレの使い方が汚い」とか思われてたら嫌じゃないですか、どんなに業績が良くてもそういうところができてない会社は嫌だと思いますね。

みんなで使うオフィスはみんなで働きやすい環境にしよう

おかんチームに所属してないひとも、備品の減り具合とかカフェスペースの椅子や机、オーディオ機器などの調子を見てくれたりとか、いろんな社員が助けてくれて成り立ってます。

会社と自宅ではルールも違うし、様々な人が使う環境なので、ルールを知ることと守ることが大切になってくると思います。
例えばゴミの分別なんかは意外と難しくて、自宅のごみと会社のごみだと分別区分が違うので、いまだに混乱してるひとが多いみたいです。ごみ箱にラベル貼ったり工夫はしてますが、プラスチックと紙がくっついていて「どっちに捨てたらいいですか」ってなったりしますね(要カイゼン)。
全員が完璧にできる必要はないのですが、そういう意識を持ってもらうだけでも、快適な仕事環境を自分たちで守っていけるので、一人ひとりが意識を持って過ごしていただけると嬉しいです。

現状フィードフォースには総務・庶務専門の担当のひとはいません。「自分たちの仕事だけに集中していれば、そのひとがなんでもやってくれる」という状況ではないので、各々が自分たちの周りのことに目を向けてもらえるともっと良くなると思います。

まとめ

みんなで自分たちのオフィスをよくしていこう!という気持ちが大事です。おかんチームだけでなく、会社のみんながオフィス環境を気にすることで「もっとこうしたい!」というポジティブな意見が自然と集まりやすくなると思います。

「ちょっと不便だな」とか「ちょっとここ使いづらいな」という日頃のモヤモヤには、気持ちよく働く環境を作るためのヒントがたくさん詰まっています。
こういったモヤモヤを感じた時に「どうしたらみんなが気持ちよく働けるか?」と考えながら、他人ごとではなく自分ごととして捉えて行動していくことで、どんどん「働く」が豊かになると思います。

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